2008年12月省教育厅关工委考虑长沙河东片高校太多（36所），不便管理和开展活动，决定分为南北两片，原片长单位负责南片，指定我校为北片片长单位。为了做好片长单位工作，我们特地到几个老片长单位学习取经，然后根据我片实际情况，进行了研究，确定了加强联系，重视交流，促进本片高校关工委建设和工作共同发展的思路，积极开展工作。

一、领会意图，明确责任

随着高等教育的快速发展，全省高校迅速增加，已经达到一百多所，遍布全省各州市，给管理工作增加了难度。为了加强管理，推动各高校关工委的建设和工作的开展，省教育厅关工委采取了分片管理的办法，将全省高校分成6片，每片指定一所高校为片长单位，通过片长单位进行分片管理。我们认识到，这既是对片长单位的信任，又给片长单位赋予了一定责任。为了推动本片高校关工委搞好建设和发展，我们必须认真领会上级意图，真正负起责任，既不能辜负上级的信任，又不能对不起本片各高校关工委。

鉴于片长单位不是一级机构，只有责任没有职权的特点，对如何开展片长单位的工作我们专门进行了认真研究：首先研究了片长单位与片内各高校关系的定位，以便以适当身份开展工作。我们认识到，各高校都是兄弟单位，没有隶属关系，也不存在指导与被指导的关系，认为定位为“共建关系”比较切合实际，片长单位是共建的牵头单位。其次明确了片长单位的职责：一是传达上级关工委召开的片长会议精神、有关领导讲话、指示、批示等；二是协助上级关工委向片内高校转发有关通知，催办有关工作；三是贯彻上级关工委要求，召开好本片各高校工作会议和年会；四是不定期向教育厅关工委汇报本片关工委建设和工作情况，提出工作意见和建议。

二、建立制度，加强联系

由于片内各高校都是平行单位，专业范围又各不相同，因而一般情况下很少联系，过去一年年末开年会时才见一面，平时既没有业务工作交流，又没有情感交流，不利于互通信息，了解情况，也不利于互相学习，互相促进。为了加强相互联系促进共建活动的开展，我们建立了三项制度：

1.会议制度。一年至少开两次会，除原有的年会外，上半年开一次工作研讨会，做到每学期开一次会。有特殊情况时还可以开临时会议。年会主要是交流工作经验，要求各高校一定要在会上谈有关经验和工作特点、亮点，不只搞情况汇报；工作研讨会主要根据上级工作计划和本片急需解决的问题，确定主题。会上围绕主题可以谈工作情况，谈经验，也可以提出问题进行研讨。如2010年工作研讨会议的主题贯彻落实教育部20号和教育厅45号两个文件，很多学校汇报了贯彻两个文件的情况和打算。随后讨论了教育厅关工委起草的“湖南省高等学校关心下一代工作基本要求（征求意见稿），”一致认为出台“基本要求”是推动高校落实两个文件的有力举措，有利于促进高校关工委工作制度化、规范化。同时大家希望用教育厅的名义下发，以便引起各院校领导的重视。为的提高会议质量，发挥会议推动关工委建设和工作的作用，经协商取得以下共识：一是两个会议都要提前定好主题，认真做好准备；二是参加会议人员适当增加，一个单位3-4人。关工委正、副主任、秘长、分管关工委工作的校领导，通过会议促使领导重视；三是两个会议由高校轮流承办。开会本着节约原则，不收会务会，不发纪念品，只吃工作餐（由承办单位提供），避免互相攀比，这样既可以防止增加承办单位负担，又可以提高各高校承办会议的积极性。民办的信息职业技术学院在第二年（2010年）就主动争取在他们学校开年会，以借此介绍宣传学校的情况，扩大学校影响。

2、走访制度。为了加强片长单位与各高校的联系，我们不定期对片内各高校进行走访。走访分以下情况：一是了解情况的走访。2008年底确定我校为片长单位后，我校于2009年初由关工委主任彭克勤副书记带领，关工委其他负责人参加，用3天时间，对本片14所高校关工委进行了一次普遍走访。这次走访由于时间短，学校多，了解尚不深入。但对片内各高校关工委的情况有了大致了解，更重要的是与各各校关工委领导见了面，建立了电话、电子邮箱、QQ等联系方式，增进了感情，密切了关系；片内新增高校时也进行走访。二是准备会议的走访。每年召开工作研讨会和年会前，都要对承办高校进行1-2次走访，商定会议主题、了解会议准备、审查年会交流材料，确定大会发言次序等；三是重点工作走访。今年教育厅对高校关工委正式组织考核评估，我们片有两所高校为考评对象，为了解他们的迎评准备，促进关工委建设，我校关工委主任彭克勤和2名副主任，对这两所高校进行了走访，了解了情况，发现了问题和不足，提出了改进建议，对他们搞好迎评准备起到了促进作用。这次走访后，正好教育厅关工委来电询问迎评高校准备情况，我们的走访恰好符合上级的需要。

3、简报制度。为了加强本片各高校关工委相互学习，相互交流，相互促进，推动共建活动的开展，我们建立了“简报”制度，不定编发简报，增加了交流渠道。简报的内容主要是：传达学习上级关工委领导对关工委工作讲话、指示、批示和关工委重要会议精神，介绍本片各高校关工委工作的重大活动信息，宣传推广典型，交流工作经验等。2009年6月编发了第一期简报，介绍了我们片关工委召开的第一次工作会议情况，通报了对片内各高校走访的情况，刊登了都市学院关工委老同志袁克章的工作经验：“把关爱撒向希望的田野里”。为了推动工作，2009年12月，我们用简报介绍两所高校关工委2010年工作计划。至今已编发简报9期，每年约编发3期左右。

三、重视交流，推动共建

我们在实践中认识到，要搞好片内各高校关工委共建，关键是要重视交流经验，通过互相学习，取长补短，共同进步。我们的做法：

1、根据各时期的问题，有针对性地总结交流经验。2009-2010年根据各高校关工委组织建设还存在不足，特别是新升格的职业学院关工委组织机构不健全的问题，重点总结交流贯彻落实教育部20号和教育厅45号两个文件的经验。2011年以来，教育厅关工委组织对高校关工委工作进行考核评估，我们又重点总结交流了做好迎接评估准备的做法和经验。由于这些经验的交流，非常及时，很有针对性，符合各高校的需要，因而很受欢迎，对推动各高校关工委建设发挥了较好作用。

2、有准备地开好两个会议，提高交流经验的质量。一是会前与承办高校研究确定主题，提前通知各高校做好准备；二是对参加年会交流的经验要提前报送，需要修改补充的，提出意见后退回修改，使交流的经验都有一定质量，有特色有亮点。如湖南农大做为省教育厅关工委的考核评估试点单位，他们总结了迎评准备的做法，在2012年工作研讨会上进行了交流，这方面的经验正是大家所需要的，因而受到了与会同行的欢迎。会后很多高校还专门到农大关工委进行参观和交流，三是请上级关工委领导到会做指示。我们每年不仅召开年会请教育厅关工委领导参加，就是工作研讨会也请李洪基主任，孔柳华主任参加。这几位领导都有请必到，而且认真听取大家发言，最后都要讲话做指示。这样既使与会同志能够及时了解上级的精神，明确今后工作方向，也进一步提高了会议质量，有利于推动了关工委的建设和工作的开展。